Инструкция пользователя

Оглавление

• 1. Введение
• 2. Установка программы
• 3. Начало работы
• 3.1. Запуск программы
• 3.2. Работа с меню
• 3.3. Настройки программы
• 3.4. Справочники
• 3.4.1. Работа со справочниками
• 3.4.2. Справочники групп
• 3.4.3. Характеристики товара
• 3.4.4. Справочники фирм и контрагентов
• 3.5.  Работа с документами
• 3.6.  Ввод количества товара
• 4. Складские операции
• 4.1. Состояние склада
• 4.2. Приход товара
• 4.2.1. Накладная на приход
• 4.2.2. Ввод товара в накладную
• 4.3.  Уход товара со склада
• 5. Торговые операции
• 5.1. Счета
• 5.2. Обработка счетов
• 5.3. Выписка и изменение счета
• 5.4. Оформление нового счета
• 5.5. Оплаты по счету
• 5.6. Выдачи по счету
• 5.6.1. Накладная на выдачу
• 5.7. Возвраты к счету
• 5.8. Вспомогательные режимы
• 5.9. Корректировка торговых операций
• 6. Дополнительные возможности

1. Введение

Программа Мини-Торг предназначена для автоматизации торговых и складских операций на вашей фирме.  Программа состоит из трех основных компонент: учет складских операций, учет торговых операций и учет движения денежных средств. В следующих разделах рассматриваются вопросы установки, настройки и работы с программой.

Основные возможности:

• Подходит для автоматизации оптовой и розничной торговли
• Создана для небольших торговых фирм
• Учет товара на складе (наличие, резерв)
• Складские операции: приходы, возвраты поставщику
• Торговые операции: продажи, возвраты, оплаты
• Счета: резервирование товаров, оплата и выдача по частям
• Печать счетов, накладных, счетов-фактур, ТОРГ-12 и т.п.
• Взаиморасчеты с поставщиками и клиентами
• Полный учет денежных средств
• Печать прайс-листов, ценников
• Настройка печатных форм прайс-листов и ценников
• Гибкая многооконная система
• Удобный поиск
• Выделение различными цветами документов, товаров и т.п
• Многоуровневые древовидные справочники
• Печать реестров документов или содержимого справочников
• Фотографии товаров

Сравнение программ:

Основные отличия	Мини-Торг	Лайтик-Торг	Корс-Торг
Валюты	1	1	2
Цен на товар	5	5	10
Склады	1	1	неограничено
Фирмы	1	1	неограничено
Кол-во документов в день	10	неограничено	неограничено
Кол-во товаров на документ	10	неограничено	неограничено
Позиций в справочнике товаров	100	неограничено	неограничено
Кол-во печатных форм	8	8+	17+
Отчеты	-	20+	40+
Возвраты по счетам	-	V	V
Настройка печатных форм	-	V	V
Архивация, Разархивация	-	V	V
Менеджеры	-	-	V
Алгоритмы расчета цен	-	-	V
Статусы документов: подготовлен/проведен	-	-	V
Разграничение прав пользователей, пароли	-	-	V
Штрих-кодирование	-	-	V
Учет реализаторов	-	-	V
Коммерческие предложения	-	-	V
Развозные листы	-	-	V
Прайс-лист для клиента (Договора и Цены)	-	-	V
Протоколирование действий пользователей	-	-	V
Работа в сети	-	-	V

Дополнительные отличия	Мини-Торг	Лайтик-Торг	Корс-Торг
Межскладские перемещения	-	-	V
Печать документов комплектом	-	-	V
Пересчет цен по курсу	-	-	V
Расчет прибыли	-	-	V
Дата - ограничитель изменений	-	-	V
Массовое изменение характеристик товаров	-	-	V
Массовый выбор товара в накладных	-	-	V
HTML-вид счета-фактуры, ТОРГ-12	-	-	V
Алгоритм расчета цен для каждого товара	-	-	V
Отчеты в разрезе фирм, складов, менеджеров	-	-	V
Уведомление о просроченных счетах	-	-	V
Печать перечня сертификатов	-	-	V
Печать товарно-транспортной накладной	-	-	V
Подключение к различным базам данных	-	-	V
Доп.характеристики товара (вес, объем, ...)	-	-	V
Ограничение работы с документами по фирмам, складам, менеджерам	-	-	V
Обновление цен в справочнике из накладной	-	-	V
Расширенная справка о клиенте в счете	-	-	V

2. Установка программы

Программу Мини-Торг можно скачать с сайта www.kors-soft.ru и установить на вашем компьютере. Установочный файл можно скопировать на внешний носитель и установить программу на любом другом компьютере. Для начала процесса запустите скачанный файл minitorg.exe. Последовательно отвечайте на задаваемые программой установки вопросы.

Внимание! По умолчанию, Вам предлагается каталог для установки C:\KorsSoft\MiniTorg.xx, где xx – номер версии. Если Вы раньше уже устанавливали программу в эту папку, то, чтобы не потерять существующие данные, измените название папки для установки. Допускается использование вложенных папок.

При успешном завершении установки программа создаст пункт Главное меню | Программы | Мини-Торг, содержащий необходимые для дальнейшей работы элементы, а также ярлык для запуска программы на Рабочем столе.

3. Начало работы

3.1. Запуск  программы

Запуск программы осуществляется двойным нажатием мыши на иконке Мини-Торг, иконка находится на Рабочем столе.

3.2. Работа с меню

Взаимодействие с программой Мини-Торг осуществляется с помощью меню. Меню имеет следующие команды: Торговля, Склад, Деньги, Администратор, Справочники, Печать и Выход. При выборе одной из команд на экране появляется подменю. Подменю также состоит из команд.

Наиболее простым способом взаимодействия с меню является использование мыши. Для этого поместите курсор мыши на требуемую команду и нажмите левую кнопку мыши. Другим способом является использование клавиатуры. Для активизации меню нажмите клавишу Alt или F10, затем с помощью стрелок сделайте выбор нужной команды. Запуск выбранной команды осуществляется клавишей Enter.

Далее, в описании используется следующее обозначение запуска команды меню: сначала следует команда главного меню, затем символ разделителя |, затем команда подменю. Например, запуск режима обработки  счетов обозначается: Торговля | Счета.

3.3. Настройки программы

Настройка программы - первый шаг в вашей работе. Для запуска режима выберите пункт Администратор главного меню, а затем пункт Настройка системы или Настройка рабочего места.

Настройка системы . В этом режиме определяются основные параметры работы программы, которые редко изменяются:

Флаг-разрешение на выдачу отсутствующего на складе товара
• Флаг - запрещение дублирования номкеров документов
• Названия используемых в программе цен (в программе используется до 5 цен на товар)
• Название используемой в программе валюты

Настройка рабочего места предназначена для изменения часто меняющихся характеристик программы:

Флаг - разрешение на выписку (в счете) отсутствующего на складе товара
• Временной интервал "по умолчанию" для отображения списка документов
• Шаблон определяет форматы ввода, отображения на экране  и печати количественных характеристик  товаров. Если Вы работаете со штучным товаром, укажите первый из представленных шаблонов. При работе с дробными количествами, укажите один из шаблонов в зависимости от требуемой точности.
• Ввод определяет как пользователь будет задавать количество товара - с упаковками или без.
• Порядок задает способ упорядочивания строк в перечне товаров как при печати документов, так и при корректировке и просмотре ранее введенных документов.
• НДС используется как значение "по умолчанию" при добавлении нового товара в режиме Справочник | Товары.
• Настройка печати документов  - определяет действия программы при печати документов (счета, счета-фактуры, накладные, приходные ордера и др.). 

3.4. Справочники

3.4.1. Работа со справочниками

Часто используемая информация хранится в справочниках. В системе используются следующие справочники:

Товары -  содержит наименования, основные характеристики и цены товаров
• Фирмы - перечень фирм, от которых происходит выписка документов
• Контрагенты - список покупателей, поставщиков и др.клиентов вашей фирмы
• Кошельки - "хранилища" денежных средств (касса, расчетынй счет,...)
• Статьи - список статей доходов и расходов
• Группы - древовидные структуры для группировки основных справочников (товары, контрагенты,...)
• Типы - разбиение справочников и документов на различные типы, в том числе позволяющее выделять строки разными цветами

Для организации эффективной работы с программой рекомендуется, до начала работы с документами, заполнить справочники. В дальнейшем, во время работы с программой, вы сможете изменять и пополнять данные в справочниках непосредственно во время работы с документами. При работе со правочниками Вы можете: добавлять новые, удалять старые и изменять существующие записи. Кроме того, в некоторых справочниках, вы можете задавать свой собственный порядок следования записей. Для запуска каждого из указанных режимов необходимо выделить запись в списке и нажать соответствующую кнопку справа от списка.

При работе со всеми справочниками действуют следующие правила:

• Если справочник многоуровневый, то в левой части экрана представлено дерево групп
• Колонки соответствуют основным реквизитам выбранного справочника
• Порядок и ширину колонок можно менять
• Порядок сортировки можно менять, текущая колонка, по которой отсортирован список, содержит зеленую стрелку в заголовке колонки (направление стрелки указывает по возрастанию или по убыванию отсортированы строки)
• По умолчанию, строки сортируются по "названию". Поэтому, вносите в поле "название" информацию так, чтобы это было удобно для поиска и сортировки. Особенно это относится к справочникам менеджеров и клиентов
• Можно искать строки по содержимому любой из колонок (как по первым символам, так и по контексту). Текущая «поисковая» колонка отображается более блеклым цветом
• Для создания, редактирования и удаления записей справочника воспользуйтесь кнопками "Добавить", "Изменить", "Удалить"
• Запись нельзя удалить, если в системе есть документ с выбранным значением (например, телефон Nokia N96 есть в накладной на приход)

Операции с колонками:

• Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие
• Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
• Порядок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место

Поиск по колонке:

• Перейдите на нужную колонку - нажмите один раз мышкой на заголовке колонки
• Поиск внутри строки: начинайте вводить текст
• Поиск с начала строки: одновременно с нажатием первого символа нажмите <Shift>
• <Ctrl>+<Enter> - переход на следующую найденную запись
• <BackSpace> - стереть последний поисковый символ.

При работе с многоуровневыми справочниками действуют следующие правила:

• В левой части экрана представлено дерево групп (допускается до трех уровней вложенности групп)
• При запуске справочника отображается все записи (т.е. выбран объект "Все группы")
• Для фильтрации списка по нужной группе (или "ветви" групп) нажмите на нужную группу мышкой
• Отображаются только "задействованные" группы (т.е. те группы, для которых есть записи в справочнике)
• Для работы с группами нажмите кнопку "Группы" в верхней левой части окна
• Для раскрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "+" в верхней левой части окна
• Для скрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "-" в верхней левой части окна

3.4.2. Справочники групп

При работе с группами в многоуровневых справочниках действуют следующие правила:

• Отображаются все существующие группы текущего справочника
• Группы могут до 3 уровней вложенности (не считая корневой группы)
• Вы можете менять местами группы, просто перетаскивая их мышкой на новое место
• Если включен режим "Перемещать на такой же уровень", то перемещаемая группа будет расположена под группой-целью на том же уровне
• Если включен режим "Перемещать на подчиненный уровень", то перемещаемая группа будет расположена под группой-целью на подчиненном уровне
• Группы можно перемещать целыми ветвями
• Группу нельзя удалить, если в справочнике есть запись с этой группой
• Нельзя удалять узел с подчиненными узлами (сначала надо удалить подчиненные группы)

3.4.3. Справочник товаров

Для ввода нового товара в систему,  для изменения характеристик существующих в программе товаров и для их удаления предназначен режим Справочники | Товары в главном меню.

Для изменения характеристик ранее введенного товара выберите товар в перечне и нажмите кнопку Изменить. Для добавления нового товара нажмите Добавить. Если Вы хотите добавить товар, большинство характеристик которого есть у существующего товара, то выберите такой товар и нажмите кнопку Копировать. Для удаления выбранного товара нажмите кнопку Удалить. Вы не сможете удалить товар, если он используется в каком-либо документе. В противном случае программа запросит подтверждения на удаление указанного товара.

Основные характеристики товара :

Название. Это поле является обязательным для ввода, оно не может быть пустым, и должно быть уникальным (не может существовать двух товаров с одинаковыми названиями).
• Единица измерения. Необязательное поле.
• Упаковка. Определяет количество товара в единицах измерения в одной упаковке. Поле используется, если вам удобно вести учет товара в единицах  и упаковках одновременно.
• НДС. Задает налог на добавленную стоимость.
• Цены. Каждый товар в программе имеет до пяти цен. Эти пять цен могут рассматриваться как 5 различных прайс-листов на Вашей фирме. Названия цен определяются в Настройке системы. По умолчанию, первая цена используется в складских накладных, а вторая - при продажах. В каждом конкретном документе (накладной) Вы можете использовать любую из 5 цен и, кроме того, произвольно менять выбранную цену.
• Страна. Определяет страну происхождения. Используется в счет-фактурах.
• Номер грузовой таможенной декларации.  Используется в счет-фактурах.

3.4.4. Справочники фирм и контрагентов

Справочник фирм содержит одну запись с реквизитами вашей фирмы. Указанные реквизиты используются при печати документов, прайс-листов и т.п. В данной версии создавать несколько фирм нельзя.

Справочник контрагентов содержит перечень клиентов, поставщиков и т.д. При работе с юридическими лицами и постоянными клиентами целесообразно заносить их в справочник. При работе с физическими лицами можно определить в справочнике строку Частное лицо, а Ф.И.О. клиента вносить в документ в момент выписки. Следует иметь в виду, что получение статистики в отчетах возможно лишь по занесенным в справочник клиентам.

Основное внимание следует обратить на заполнение названий:

Краткое название содержит название фирмы в удобной для поиска форме и присутствует, как правило, в экранных формах.
• Полное название содержит официальное название фирмы (Ф.И.О. частного лица) и используется в выходных документах (счетах, счетах-фактурах и др.).
• Остальные атрибуты заполняются при необходимости отображения их в печатных формах (счетах, ТОРГ-12, счетах-фактурах,...) и для учетных задач.

3.5.  Работа с документами

При работе с документами на экран выводится список документов определенного типа (например, счета) в соответствии со следующими правилами:

Отображаются все документы во временном интервале «по умолчанию», каждый документ представлен отдельной строкой
• Строки выделяются различными цветами в зависимости от «Типа документа» (цвета можно настраивать)
• Колонки соответствуют основным реквизитам документа. Порядок и ширину колонок можно менять
• Порядок сортировки отображается зеленой стрелкой в заголовке колонки
• Поиск строк осуществляется по любой из колонок. Текущая «поисковая» строка выделяется более блеклым цветом
• Для изменения интервала дат, в котором сформирован список документов, нажмите кнопку "Д" в верхнем левом углу формы (интервал "по умолчанию" определяется в режиме "Настройка рабочего места")
• Для задания условий фильтрации списка документов нажмите кнопку с кружочком в верхнем левом углу. Вы можете использовать фильтрацию по основным характеристикам
• Для создания, редактирования и удаления задач воспользуйтесь кнопками "Добавить", "Изменить", "Удалить"
• Для вывода списка представленных на экране документов воспользуйтесь кнопкой "Печать" (кнопка с изображением рулона)
• Для поиска документов по товарам воспользуйтесь кнопкой «Поиск».

Операции с колонками:

• Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие
• Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
• Порядок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место

Поиск по колонке:

• Перейдите на нужную колонку - нажмите один раз мышкой на заголовке колонки
• Поиск внутри строки: начинайте вводить текст
• Поиск с начала строки: одновременно с нажатием первого символа нажмите <Shift>
• <Ctrl>+<Enter> - переход на следующую найденную запись
• <BackSpace> - стереть последний поисковый символ.

Выбор интервала дат. Данный режим предназначен для быстрого выбора интервала дат для фильтрации документов. Левый календарь предназначен для установки даты начала интервала, правый – для установки дата конца интервала для выборки документов. В каждом календаре можно выбирать любой из представленных дней, менять месяц, год. Кнопка «Сегодня» предназначена для быстрого выбора текущей даты. Кнопки “<” и “>” предназначены для перехода в предыдущий или последующий месяц. Кроме использования календарей, даты можно ввести и в стандартных окошках в нижней части экрана. Подтверждение выбора осуществляется кнопкой «ОК», отказ от смены интервала – кнопкой «Отмена». 

Фильтр документов используется для задания условий, ограничивающих список документов. Каждая строка в списке фильтров представляет один из справочников. Для задания ограничения по выбранному справочнику, дважды нажмите мышкой по соответствующей строке. При этом откроется окно для выбора ограничений. В данном режиме необходимо отметить те строки, которые участвуют в выборке документов. Выбранные строки отображаются зеленым цветом и знаком “V” в первой колонке. Для выбора всех строк справочника нажмите «Все+», для снятия пометок со всех строк нажмите «Все-». Пометка (снятие пометки, если строка уже помечена) конкретной строки осуществляется двойным нажатием мышкой на этой строке.

3.6.  Ввод количества товара

Для выбранного товара, при формировании перечня товаров в счете, накладной или другом документе, вам необходимо задать его количество, и, возможно, изменить цены.

Вид окна для ввода количеств и изменения цен зависит от значения поля Ввод (режим Администратор | Настройка рабочего места). Первый из вариантов предназначен для ввода В единицах измерения, а второй -  В упаковках и единицах измерения. В первом варианте для ввода количества товара достаточно задать число и нажать клавишу Enter. Для изменения одной из цен необходимо нажать клавишу Стрелка вверх один или два раза и изменить одну из цен товара. Вторая цена пересчитается автоматически.

Во втором варианте ввод количеств осуществляется в упаковках. Если вам необходимо указать не целое число упаковок или ввести все количество товара, не используя поле Упаковок, нажмите клавишу Стрелка вверх и введите количество единиц. Изменение цен осуществляется аналогично первому варианту.

4. Складские операции

Складские операции позволяют контролировать текущее состояние товаров на Вашей фирме, оформлять как приходы от поставщиков, так и возвраты товара поставщикам.

4.1. Состояние склада

Для получения списка товаров, имеющихся в наличии на складе предназначен режим Состояние склада. Для запуска этого режима вызовите пункт Склад | Состояние склада в главном меню.

После запуска режима на экране будет представлен перечень товаров, имеющихся в наличии на складе. Для просмотра всех характеристик товара (цены, упаковки, НДС и т.д.), дважды нажмите мышкой на товар.

4.2. Приход товара

Для просмотра, печати, добавления и изменения накладных на приход запустите режим Склад | Приходы в главном меню.

На экране будет представлен список накладных на приход, каждая строка которого соответствует накладной на приход, а колонки отображают Номер накладной, Дату накладной, Поставщика, Сумму накладной и другие реквизиты.

В верхней левой части окна "Приходы" расположены кнопки управления списком накладных:

Кнопка выбора интервала дат. Текущий интервал отображен в заголовке окна. Продолжительность  интервала “по умолчанию” определена в Настройке рабочего места.
• Кнопка фильтрации предназначена для определения фильтров, используемого при выборке документов (например, по складам, по контрагентам и т.п.).
• Печать реестра представленного списка накладных в HTML-виде. При печати используется текущий порядок колонок (порядок можно изменить). HTML-вид реестра накладных легко импортируется в Word, Excel, Outlook Express и т.п.
• Поиск документов по товару. В появившемся окне нужно выбрать товар и нажать кнопку Поиск.  Результатом будет список документов, в которых присутствует данный товар с ценами и количествами для каждого найденного документа. 

Для печати выбранной накладной нажмите меню Печать.

Для ввода новой накладной нажмите кнопку Добавить, для изменения накладной - кнопку Изменить, а для удаления – кнопку Удалить.

Выход из режима осуществляется кнопкой Выход.

4.2.1. Накладная на приход

Окно накладной на приход появляется при добавлении нового прихода, либо при изменении уже существующего прихода.

При добавлении (изменении) накладной необходимо задать атрибуты накладной и  сформировать (изменить) перечень товаров:

Номер накладной. По умолчанию предлагается следующий свободный номер, который можно изменить.
• Дата накладной. По умолчанию предлагается текущая дата.
• Контрагент. В раскрывающемся списке выберите нужного вам поставщика. При этом автоматически сформируется поле Название. Кнопка "<<", рассположенная  справа вызывает справочник контрагентов, где Вы можете найти нужную фирму или создать новую. Внести выбранного поставщика из справочника в накладную можно либо двойным нажатием мыши либо клавишей Enter.
• Тип определяет один из существующих типов накладной (тип определяет цвет строки в общем списке).
• Скидка определяет скидку или надбавку (в случае отрицательного числа) для всего перечня товаров.
• Внизу накладной подводится итог, отображающий количество позиций перечня/общее количество единиц, общую сумму накладной с учетом скидки.
• Дополнительные реквизиты заносятся с помощью кнопки ">>".

4.2.2. Ввод товара в накладную

Для выбора товаров в накладную нажмите кнопку Товары. Для ввода количества выбранного вами товара дважды нажмите мышкой на соответствующей строке или выделите строку и нажмите клавишу Enter. В открывшемся окне введите количество товара и, при жедании, измените предложенную цену. Завершите ввод нажатием кнопки ОК. Затем повторите операцию для следующего товара. Для завершения работы со списком нажмите кнопку OK.

При работе со списком товаров доступны дополнительные возможности (кнопка ">>"):

создание товара;
• копирование товара;
• изменение характеристик товара.

Сформированный перечень товаров будет представлен в накладной. Вы можете изменить количество каждого из товаров, а также цены непосредственно из накладной, дважды нажав мышкой на нужной строке. Удаление товара из перечня производится вводом нулевого количества.

Для распечатки накладной воспользуйтесь режимом Печать главного меню.

Для сохранения накладной нажмите кнопку Оформить, а для выхода без сохранения - кнопку Отмена.

4.3.  Возврат товара

Режим Уход товара предназначен для возврата товара поставщику, для списания или отбраковки товара. Для просмотра, печати, добавления или изменения накладной на уход, запустите режим Склад | Уходы. Работа с уходами аналогична работе с приходными накладными и описана выше. При формировании перечня товаров для ухода,  в отличие от накладных на приход, вы можете выбрать только тот товар, и такое его количество, которые присутствуют на складе. 

5. Торговые операции

Торговые операции предназначены для учета всех товарно-денежных потоков с вашими клиентами и позволяют выписывать счета клиентам, оформлять выдачу товара по счету, учитывать оплаты от клиентов, оформлять возвраты товара от клиента и получать различную отчетность.

5.1. Счета

Каждая торговая операция в программе оформляется в следующем порядке. На первом этапе выписывается Счет с указанием номера счета, даты счета, перечня товаров, их количеств, цен, названия клиента и др. атрибутов счета. При оформлении счета производится резервирование товара. Резерв не изменяет количество товара, находящегося на складе.

На следующем этапе, на основании выписанного счета, оформляются выдачи товара по счету и оплаты. Как оплаты, так и выдачи по счету могут быть неполными (частичными) и следовать в произвольном порядке. Таким образом можно создавать несколько накладных на выдачу и несколько оплат по счету. Общее количество выданного товара не может превышать количество, заданное в счете.

5.2. Обработка счетов

Для работы со счетами запустите режим Торговля | Счета в главном меню. Окно Счета содержит список документов во временном интервале, заданном по умолчанию.

Список состоит из колонок: Номер счета, Дата счета, Название клиента, Сумма счета, Оплата, Выдача и др.

Оплаты по счету. Пустое значение в  этой колонке указывает на то, что оплат не было;  плюс-минус - на неполную оплату; плюс - на полную; знак ">" -  на переплату.

Выдачи по счету. Пустое значение в  этой колонке указывает на то, что выдач не было;  плюс-минус - на неполную выдачу; плюс - на полную.

Для получения справки о счете нажмите кнопку "Справка". Для печати выбранного счета запустите режим Печать | Счет в главном меню, или нажмите клавишу F2.

Для создания нового счета нажмите кнопку Добавить; для изменения существующего счета - кнопку Изменить. Работа в этих двух режимах рассмотрена в следующем разделе.

Удаление как самого счета, так и связанных с ним выдач, оплат и возвратов, осуществляется с помощью кнопки Удалить и последующего подтверждения удаления. Удаленные документы не восстанавливаются.

Работа в режимах Оплата, Выдача и Возврат рассмотрена в следующих разделах.

Для завершения работы в режиме Счета нажмите кнопку Выход.

5.3. Выписка и изменение счета

Выписка счета является первой торговой операцией и подразумевает резервирование выписанного товара за клиентом для дальнейшей его выдачи и оплаты.

В окне Новый документ вам необходимо задать атрибуты счета и сформировать перечень товаров счета.

Основные реквизиты счета:

• Номер счета. По умолчанию предлагается следующий свободный номер, который можно изменить.
• Дата счета. По умолчанию предлагается текущая дата.
• Контрагент. Выберите контрагента из списка или нажмите кнопку "..." для вызова справочника контрагентов (с возможностью создания новых записей).
• Тип. Укажите тип документа (необязательно).
• Скидка определяет скидку или надбавку (в случае отрицательного числа) для всего перечня товаров.

Дополнительные реквизиты счета (вызываются кнопкой ">>"):

• Полное название. Поле автоматически заполняется при выборе клиента из списка и может быть изменено. Следует помнить, что информация, содержащаяся именно в этом поле, будет распечатана в счете, счете-фактуре и накладной на выдачу.
• Срок оплаты определяет срок в днях, через который должна поступить оплата по выписываемому счету. При задании ненулевого срока и отсутствии оплаты счет становится "просроченным".
• Основание - дополнительная информация о счете.

Для формирования перечня товаров счета нажмите кнопку Товары. Работа с окном выбора товаров описана в разделе Приход товара на склад. По умолчанию, список товаров будет содержать только те позиции, которые доступны для выписки, т.е. имеющие положительную разницу между общим количеством и ранее зарезервированным. Для отображения всех определенных в системе товаров выберите опцию "Все товары".

Ввод количества для каждого из товаров рассмотрен в разделе Ввод количества товара. Если в режиме Администратор | Настройка рабочего места флажок Выписка отсутствующего товара снят, то программа запретит ввод количеств, превышающих допустимое. Если флажок установлен, то вы можете выписывать отсутствующий на складе товар.

Для  окончания работы в режиме Выбор товара нажмите кнопку OK. Сформированный перечень появится в накладной. Вы можете изменить количество или цены для каждого из товаров, дважды нажав мышкой на соотвествующей строке. Удаление товара производится вводом нулевого количества.

Для печати сформированного счета нажмите клавишу F2 или вызовите режим Печать | Счет в главном меню. Кроме счета, для печати доступны и другие документы.

Сохранение счета производится нажатием кнопки Оформить. При сохранении нового счета на экране появится окно Оформление счета, работа с которым рассмотрена в следующем разделе. При сохранении ранее оформленного счета никаких дополнительных действий не требуется. Для выхода без сохранения нового счета или измененного счета нажмите кнопку Отмена.

5.4. Оформление нового счета

Режим Оформление нового счета предназначен как для сохранения текущего счета, так и для оформления выдачи и/или оплаты по счету.

Сохранение нового счета осуществляется нажатием кнопки Оформить счет. Для отказа от сохранения и возврата обратно к счету нажмите Отмена.

После оформления счета вы можете завершить работу в режиме нажатием кнопки OK.

Кроме выписки, вы можете оформить выдачу сразу всего товара по этому счету. Перед нажатием кнопки Выдать решите, будет ли формироваться счет-фактура для накладной на выдачу. Если счет-фактура будет формироваться, то установите флажок Счет-фактура. Затем нажмите кнопку Выдать. Будет сформирована накладная на выдачу товара по счету. Если флажок счета-фактуры был установлен, то накладная на выдачу будет содержать очередной номер счета-фактуры

Если, кроме выписки, вы хотите ввести полную оплату счета, нажмите кнопку Оплатить. Оплата производится независимо от того был выдан товар или нет. Перед оформлением оплаты выберите кошелек (т.е. место, куда поступять деньги клиента - кассу или расчетный счет и т.п.).

Помните, что в этом режиме невозможно оформить неполные выдачи и/или оплаты. Эти операции допустимы в режиме Обработка счетов и рассмотрены ниже.

Таким образом, в этом режиме вы можете: просто оформить счет, оформить счет и выдачу по счету, оформить счет и оплату по счету и, последнее, оформить счет, выдачу  и оплату по счету.

Для завершения работы в режиме нажмите кнопку OK.

5.5. Оплаты по счету

Окно Оплаты по счету указывает общую сумму счета, сумму ранее введенных оплат и неоплаченный остаток по счету. Кроме того, окно содержит список всех оплат для выбранного счета и позволяет вводить как новые оплаты, так и изменять ранее введенные оплаты. Список оплат состоит из колонок: Дата оплаты, Номер документа, Сумма оплаты и Кошелька.

Для изменения существующей оплаты нажмите кнопку Изменить, а для ввода новой оплаты - кнопку Добавить.Удаление существующей оплаты осуществляется кнопкой Удалить.

При вводе новой оплаты, соответствующее окно содержит неоплаченную сумму  в качестве суммы оплаты. Указанную сумму можно изменить (уменьшить).

Сохранение введенной оплаты осуществляется нажатием кнопки Оформить, а выход из режима без сохранения - кнопки Отмена.

5.6. Выдачи по счету

Факт выдачи товара по счету оформляется Накладной на выдачу. Для каждого счета может существовать несколько накладных на выдачу. Общее количество выдаваемого в этих накладных товара не может превышать количества, выписанного в счете. При оформлении накладной на выдачу уменьшается как общее количество товара на складе, так и зарезервированное количество.

Окно Выдачи по счету содержит перечень всех накладных на выдачу для выбранного счета.

5.6.1. Накладная на выдачу

Для изменения существующей накладной укажите соответствующую строку в списке и нажмите кнопку Изменить. Для добавления новой накладной нажмите кнопку Добавить, для удаления накладной нажмите Удалить, а для выхода из режима - кнопку Выход. Новая накладная на выдачу содержит перечень товаров в количествах, еще невыданных по текущему счету.

Колонка К выдаче содержит количество выдаваемого товара, колонка В счете - количество в счете, а колонка Ранее выдано - количество товара, выданного по другим накладным на выдачу к этому счету.

Для изменения (уменьшения) выдаваемого товара дважды нажмите мышкой на соответствующей строке и укажите новое количество. Если вы укажите ноль, то данный товар не будет выдаваться.

Основные рекизиты документа:

• Номер накладной. По умолчанию предлагается следующий свободный номер, который можно изменить.
• Дата накладной. По умолчанию предлагается текущая дата.

Дополнительные рекизиты документа (доступны с помощью кнопки ">>"). :

• Полное название получателя.
• Основание накладной (содержит ссылку на номер и дату счета).
• Счет-фактура. Этот флажок необходимо установить, если текущей накладной на выдачу соответствует счет-фактура. Флажок можно установить как в новой накладной, так и в ранее оформленной накладной на выдачу. При установке флажка следующее поле (номер счета-фактуры) становится доступным для ввода и по умолчанию содержит очередной номер счета-фактуры.
• Номер, дата счета-фактуры  (этот резкизит доступен с помощью кнопки ">>"). Нумерация счетов-фактур ведется независимо от нумерации накладных на выдачу и только для тех накладных, у которых установлен соответствующий флажок.
• Номер, дата ПРД - реквизиты платежно-расчетного документа, используемые при печати счета-фактуры.

Для печати накладной воспользуйтесь пунктом Печать главного меню. Для сохранения накладной нажмите Оформить. Если в момент оформления накладной требуемого товара нет на складе, то программа выдаст соответствующее предупреждение и запретит оформление. Для выхода без сохранения накладной или изменений нажмите кнопку Отмена.

5.7. Возвраты к счету

Работа с накладными на возврат товара к счету аналогична выдачам по счету. При оформлении возврата от клиента программа производит контроль таким образом, что вернуть товара больше, чем было выдано по счету, нельзя. Возвращенный товар увеличивает остатки товара на складе, но не изменяет резерв товара. В программе Мини-Торг данный режим недоступен.

5.8. Вспомогательные режимы

Для просмотра, печати и поиска различных документов, связанных с торговлей, предназначены следующие режимы: Оплаты по счетам, Выдачи по счетам, Возвраты по счетам (режим отсутствует в программе Мини-Торг) и Счета-фактуры. Для запуска одного из указанных режимов выберите пункт меню Торговля.

Оплаты по счетам отображают список всех оплат по счетам в заданном временном интервале и содержат поля: дата оплаты, номер счета, дата счета, краткое название клиента, валюту, сумму оплаты, сумму погашенного долга  и др.реквизиты.

Выдачи по счетам формируют список накладных на выдачу в заданном интервале с указанием следующих полей: номер накладной, дата накладной, номер счета, дата счета, название клиента и др.

Возвраты по счетам аналогичны выдачам по счетам.

Счета-фактуры содержат список всех счетов-фактур в заданном временном интервале, состоящий из следующих колонок: номер счета-фактуры, номер накладной на выдачу, дата счета-фактуры (и накладной на выдачу), номер счета, дата счета, название клиента и общая сумма счета-фактуры.

В каждом из режимов вы можете изменить параметры списка документов, нажав кнопку Фильтр.

Все указанные выше режимы позволяют определить ссылку на первичный документ - счет.

Для печати документов, соответствующих выбранному режиму, воспользуйтесь пунктом меню Печать.

Выход из режимов осуществляется нажатием кнопки OK.

5.9. Корректировка торговых операций

При оформлении торговых операций (выписка, выдача и возврат) следует помнить, что:

• товар может быть выписан, если он есть на складе, при условии настройки системы на запрещение выписки отсутствующего товара;
• товар может быть выписан, независимо от его наличия на складе, при условии настройки системы на разрешение выписки отсутствующего товара;
• при выписке общее количество товара на складе не изменяется, но увеличивается количество товара, находящегося в резерве;
• товар выдается, если он есть на складе;
• общее количество выдаваемого по счету товара не может превышать количество в счете;
• при выдаче уменьшается как общее количество товара на складе, так и количество, находящееся в резерве;
• может быть возвращен только ранее выданный по этому счету товар;
• общее количество возвращаемого по счету товара не может превышать общее количество выданного по этому счету товара;
• возвраты увеличивают наличие товара на складе, но не затрагивают резерв.

При изменении количества товара в счете, по которому производились выдачи товара, следует помнить следующее. Если вы хотите уменьшить количество уже выданного товара, то сначала необходимо произвести указанную операцию в накладной на выдачу, а затем такую же операцию в счете. Если вы хотите увеличить количество выдаваемого товара, то сначала измените счет, а затем накладную на выдачу.

6. Дополнительные возможности

       Импорт из Excel:

• 2 варианта импорта:
• импорт списка позиций в справочник товаров (кнопка Операции в справочнике)
• импорт накладной в документ (счет, приход,..); вызывается либо с помощью кнопки Сервис (внизу слева в документе), либо с помощью меню Сервис - Импорт накладной из Excel
• При импорте файла Excel в справочник товаров необходимо:
• выбрать файл Excel (колонки должны быть без заголовков, вначале не должно быть пустых строк, товары должны идти единым списком без разбивки на группы)
• выбрать поля "по умолчанию", которые будут использоваться для новых позиций справочника
• выбрать импортируемые колонки аналогично устройству файла Excel (список неиспользуемых колонок - слева, используемых для импорта колонки- справа)
• выбрать алгоритм действий для строк, которые уже есть в справочнике (проверяется совпадение наименования и артикула; рекомендуется использовать вариант Обновить старую запись в справочнике)
• При импорте накладной Excel:
• импорт накладной осуществляется аналогично импорту списка товаров (см. выше)
• режим вызывается из текущего документа (из счета, прихода и т.п.)
• при формировании накладной также обновляются строки в справочнике товаров:
• автоматически создаются новые строки, если ранее такие строки не существовали (проверяется название и артикул)
• обновляются ранее существующие строки
• есть 2 варианта импорта колонки "цена":
• выбор колонки "Цена накладной"
• выбор любой другой колонки с ценой из справочника (в этом случае будет сформирована колонка с ценами в накладной, а также обновится выбранная цена в справочнике).

 Желаем вам успешной работы!