|
Корс
Отель Про |
Инструкция пользователя
Программа Корс Отель Про - головная программа в линейке "Отель", обладает всеми возможностями программы "Корс-Отель" и предоставляет множество новых полезных функций для покрытия всех нужд в сфере гостиничого бизнеса.
Возможности программы:
Таблица сравнения программ:
|
|
Мини-Отель |
Лайтик-Отель |
Корс Отель |
Корс Отель Про |
| Количество номеров |
5 |
любое |
любое |
любое |
| Кол-во категорий цен |
1 |
5 |
5 |
10 |
| Импорт, архивация, разархивация данных |
- |
V |
V |
V |
| Учет заселяющихся лиц |
- |
- |
V |
V |
| Печать анкеты 1-Г |
- |
- |
V |
V |
| Настройка печатных форм |
- |
- |
V |
V |
| Пользователи, пароли |
- |
- |
V |
V |
| Настройка реквизитов |
- |
- |
V |
V |
| Работа в сети |
- |
- |
V |
V |
| Почасовой режим бронирования |
- |
- |
- |
V |
| Учет услуг |
- |
- |
- |
V |
| Учет клиентов |
- |
- |
- |
V |
| Учет оплат |
- |
- |
- |
V |
| Печать бух.документов (чек, счет, счет-фактура, договор,акт и др.) |
- |
- |
- |
V |
| Прайс-листы для номеров |
- |
- |
- |
V |
| Многоуровневые справочники |
- |
- |
- |
V |
| Отчеты |
- |
- |
- |
V |
| Статистические режимы |
- |
- |
- |
V |
Работа с программой в основном ведется в режимах календарей. В программе существует 2 варианта основного календаря - по дням и по часам.
Календарь / дни

Данный режим даёт наглядную информацию о состоянии гостиничного фонда. Закрашенные блоки отображают ранее произведенные бронирования (опреации с номерным фондом). Пример: на рисунке № 101 занят с 30 августа на 5 суток.
Блоки (бронирования) содержат следующую информацию:
Цвет блока (бронирования) отвечает за состояние номера в данный день. Состояния задаются в справочнике состояний номеров. К примеру, на картинке зелёный цвет - номер занят, красный - забронирован.
Текущая дата выделяется синим цветом на белом фоне в заголовке столбца, красным цветом выделяются выходные (суббота и воскресенье).
Принцип управления календарем:
Для создания новой брони дважды нажмите мышкой на пустую ячейку, соответствующую нужной дате и номеру.
Режим "Настройка календаря":

При двойном щелчке по ячейке календаря, открывается окно создания новой записи или редактирования существующей по следующему алгоритму:
Календарь по часам
Данный режим позволяет получить информацию о состоянии гостиничного фонда в данный день.
Режим аналогичен календарю по дням, с тем отличием, что вместо дней по столбцам отображаются часы в выбранном дне.
При двойном щелчке на свободной ячейке, открывается окно создания новой записи по данному номеру в данном дне, начиная с соответсвующего часа.
При двойном щелчке на занятой ячейке открывается окно редактирования записи, относящейся к этой ячейке (при этом как и в календаре по дням, если номер занят более чем на 1 час (окрашено более 1 ячейки в ряд), при двойном щелчке на любую из ячеек, относящихся к данной записи, открывается окно изменения этой записи.
При двойном щелчке на ячейке в календарях, вызывается режим работы с номерным фондом.

Режим предназначен для определения даты заезда, интервала заезда, данных о всех заселяемых лицах, заказанных услугах, оплатах, цели посещения и другой необходимой информации. В данном режиме можно распечатать все необходимые документы (товарный чек, счёт, счёт-фактура, договор и.т.д.).
Важно! Операции с номером осуществляются не на каждый день, а сразу на весь необходимый период.
Обратите внимание на заполнение следующих полей:
Заезд с - дата начала заезда;
с часа - час начала заезда;
на сутки - количество суток, на которые совершается операция с номером;
на часы - количество часов, на которые совершается операция с номером;
Пометка - используется для
отображения произвольной информации в основном режиме. Это могут быть инициалы,
начало фамилии, знак вопроса и т.д. По-умолчанию предлагается стандартная
для выбранного состояния пометка (определяется в режиме Справочник состояний);
Дата
и время заезда и выезда - используется при печати анкеты;
Состояние -
состояние номера ("бронь", "заселен", "ремонт"
и т.д.). Выбирается одно из значений, определенных в Справочнике состояний
номеров;
Клиент - позволяет выбрать клиента из справочника. Если клиент - не фирма, а частное лицо, то выбирается соответствующая запись и в поле "Полное название" вписывается Ф.И.О. клиента. Для более подробной информации о клиентах - см. справочник клиентов;
Цена за сутки/цена за час - выбор, на каком основании будет расчитываться итоговая сумма проживания. В случае выбора суток, сумма расчитывается как (цена за сутки*сутки), в случае часов как (цена за час*часы);
Для выбора категории цен для расчёта(стандарт, майские праздники и.т.д.) служит выпадающий список. При создании новой записи, выбирается категория, указанная в настройках программы (см. дальше)
Проживание - итоговая сумма проживания;
Итог - сумма за проживание + сумма оказанных услуг.
Долг - невыплаченная часть общей суммы(долг клиента);
Для печати всех видов документов кроме анкеты служит кнопка "Печать".
Для задания списка проживающих лиц, добавления услуг, оплат служат соответсвующие закладки
.
Список заселяемых лиц содержит всю необходимую информацию о проживающих. Для создания очередной записи нажмите кнопку Добавить. Иногда проще использовать кнопку Копировать (в случае, если некоторые поля у двух лиц совпадают или похожи). При создании нового лица в списке появляется пустая строка с белым фоном, которую необходимо заполнить.
Для печати анкеты проживающего (стандартная форма № 1-Г), выберите строку (человека) и нажмите кнопку с принтером ("Анкета"). Анкета умещается на формате А5, поэтому для печати можно использовать половинки стандартного листа.
При печати анкеты сначала возникает окно предварительного просмотра. Для вывода непосредственно на принтер нажмите на значок принтера. Обратите внимание, что поля "Город(селение)" и "гостиница" определяются в режиме Настройки-Настройка системы.

Закладка "Услуги" служит для учёта заказанных услуг по данной записи.
Для добавления услуг необходимо нажать на кнопку "Добавить", откроется список услуг. Дважды щелкните по нужной услуге и введите необходимое количество (можно изменить и цену). Если в справочнике услуг указано, что количество берется равным количеству дней проживания, то количество автоматически заполнится в соотсветствии с этим(при этом его всё равно можно изменить).
Под списком услуг выводится суммарная стоимость всех услуг.

Закладка "Оплаты" служит для учёта оплат по данной записи.
Для добавления оплаты, нажмите на кнопку "Добавить", введите дату оплаты (по умолчанию устанавливается равной сегодняшней) выберите тип оплаты из списка и укажите сумму. В случае надобности, можно ввести необходимую информацию в поле "Замечание"
Под списком оплат выводится общая сумма оплат.

Закладка "Дополнительно" служит для задания информации, необходимой для печати документов.
Для сохранения введенных данных нажмите кнопку ОК.
В программе используются 8 справочников: номеров, прайс-листов, клиентов, услуг, состояний номеров, целей приезда, типов оплат и пользователей. Доступ к справочникам осуществляется либо с помощью меню, либо с помощью инструментальной линейки.

Справочник номеров
Справочник номеров позволяет создавать, изменять и удалять информацию о номерном фонде. Кроме того, можно задавать порядок следования номеров при отображении их в основном режиме (кнопка "Порядок") если в настройке указано, что справочник номеров сортируется по порядку(см. дальше).

Каждый номер относится к определенному виду прайс-листов, в которых заданы 20 категорий(наименований) цен (10 - цена за сутки и 10 - за час) Эти цены назначаются при создании записей из календарей, в соответствии с выбором сутки/часы и с выбранной категорией. Название категорий цен можно поменять в настройке программы (см. дальше)
Так же, в справочнике номеров указано, на сколько мест данный номер. Для каждого номера можно указать группу.
Справочник прайс-листов

Позволяет создавать и редактировать прайс-листы, задавать цены во всех 20 категориях (10 посуточных и 10 почасовых).

Для удобства работы, для каждого прайс-листа можно назначить группу и цвет. При этом, цвет номера в справочнике будет соответствовать цвету соответствующего этому номеру прайс-листа.
Справочник состояний номеров

В данном режиме можно создавать, изменять и удалять информацию о состояниях номеров. Важно! Рекомендуется не изменять строку "Свободен", по крайней мере, не менять ее смысл.
При определении состояния, кроме его названия, можно определить его цвет и пометку, используемую по умолчанию. При операциях с номерным фондом, в каждом конкретном случае, пометку можно изменить.
Справочник клиентов
Служит для учёта клиентов и удобной работы с фирмами. Для удобной работы служит следующий механизм. Для клиентов от фирм, заводится новая запись в справочнике клиентов, где указываются реквизиты фирмы, название и.т.д.(служит для печати документов) Для обычных клиентов (частных лиц) заведена специальная запись "Частное лицо" без указания полного названия и реквизитов (так как они не требуются для частных лиц)

Справочник услуг

Служит для создания и изменения различных услуг, оказываемых вашим отелем/базой отдыха.

Для каждой услуги можно задать группу и установить количество равным количеству дней проживания (при добавлении услуги из окна редактирования записи).
Справочник типов оплат служит для задания типов оплат, используемых при создании и изменении записей.
Справочник целей приезда предназначен для ведения списка целей приезда, используемых в дальнейшем при операциях с номером и печати анкеты.
Справочник пользователей предназначен для ведения различных пользователей, использующих программу. Каждому пользователю можно дать пароль и указать, какие из функций программы будут ему разрешены. При старте программы запрашивается имя пользователя и пароль.

Печать "пустой" анкеты
Этот режим нужен для печати бланка стандартной анкеты (стандартная форма № 1-Г) для его заполнения вручную. Анкета умещается на формате А5, поэтому для печати можно использовать половинки стандартного листа. Вызов режима - с помощью меню или инструментальной линейки.
Настройка системы

В режиме заполняются поля "Город(селение)" и "гостиница", используемые при печати анкет. Так же сдесь задаётся расчётный час, указывается режим работы отеля по умолчанию (почасовой или посуточный) - от этого зависит, какая из цен (за сутки или за час) будет предложена по умолчанию и на основании суток или часов будет производиться расчёт стоимости проживания. Так же в этом режиме можно указать величину НДС (для печати документов) и указать по какому полю будет производиться сортировка справочника номеров по умолчанию.
На вкладке "Прайсы" можно задать названия всем категориям цен и указать, какую из категорий брать по умолчанию при создании новой записи.

На вкладке "Фирма" можно указать реквизиты вашей фирмы (требуется для печати документов)

Настройка пути к базе данных
Используется для указания пути к общей базе данных.
Настройка печатных форм
Режим настройки меню "Печать" и печатных форм:
Список основных полей для использования в печатных формах:
Основные приемы работы с полями:
Использование шаблонов для документов Word:
Импорт
Режим для импорта базы данных из предыдущих версий. Внимание! При обновлении версии используйте следующий порядок: установите новую версию (убедитесь, что установка производится в несуществующую папку - обычно так и должно быть). Запустите новую версию. Выполните режим Настройки-Импорт.
Архивация
Периодически делайте архив. Всегда можно купить новый компьютер и скачать заново программу, но наработанные вами данные взять кроме как из архива, неоткуда. По умолчанию, архив создается в папке с программой в виде файла DB240208.ZIP, где цифры это дата создания архива. Архив можно сохранять на любой носитель (флешки и т.п.).
Разархивация
Восстановление данных из архива. Внимание! Выполняя разархивацию, вы полностью перетираете существующие данные. Будьте внимательны! Имеет смысл перед разархивацией сделать текущий архив.
Другие возможности
Программа обладает многими гибкими возможностями:
Желаем вам успешной работы!